A la hora de definir el contenido que hay que incluir en cada uno de los campos de registro de documentos, también tenemos que mencionar el formato de ese contenido. Por ejemplo, en el campo "Número de registro" habrá que anotar el número de orden del documento, teniendo en cuenta que tal y como dice el protocolo: "la numeración será ascendente y correlativa (sin duplicidades ni saltos)". Se comenzará el año con el registro número 1, que corresponderá al primer asiento de cada año.
Otro ejemplo: en el campo "Extracto de contenido" tendremos que inlcuir un "breve resumen del contenido de éste, resumido pero suficientemente claro con el fin de facilitar la localización posterior de este documento.
Pero en el campo "Clase de documento" nos asalta una duda: ¿Pueden permitirse abreviaturas o comillas cuando la anotación es exactamente la misma que la del mismo campo del asiento anterior?.
¿Todos entendemos e interpretamos correctamente abreviaturas del tipo "N.I.", "O.F.", "P.8",...? ¿No puede ser que el uso indiscriminado de este tipo de abreviatuas generen errores?
Con respecto a las comillas, ¿no pueden generar confusión el hecho de que durante páginas completas consecutivas nos encontremos con comillas en este campo, continuando con comillas en el primer registro de la nueva hoja?
En definitiva, ¿el uso de abreviaturas o comillas facilita y simplifica la labor de registrar documentos, o justamente obtenemos el efecto contrario?
Otro ejemplo: en el campo "Extracto de contenido" tendremos que inlcuir un "breve resumen del contenido de éste, resumido pero suficientemente claro con el fin de facilitar la localización posterior de este documento.
Pero en el campo "Clase de documento" nos asalta una duda: ¿Pueden permitirse abreviaturas o comillas cuando la anotación es exactamente la misma que la del mismo campo del asiento anterior?.
¿Todos entendemos e interpretamos correctamente abreviaturas del tipo "N.I.", "O.F.", "P.8",...? ¿No puede ser que el uso indiscriminado de este tipo de abreviatuas generen errores?
Con respecto a las comillas, ¿no pueden generar confusión el hecho de que durante páginas completas consecutivas nos encontremos con comillas en este campo, continuando con comillas en el primer registro de la nueva hoja?
En definitiva, ¿el uso de abreviaturas o comillas facilita y simplifica la labor de registrar documentos, o justamente obtenemos el efecto contrario?
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