En la revisión del protocolo de Registro de documentos que llevamos a cabo en el año 2005 se modificaron muchos de las pautas que habíamos estado aplicando hasta entonces. Una de ellas fue la de modificar el tipo de documentos a considerar "registrables".
Uno de los motivos que nos animó a revisar este punto fue el de profundizar en la desburocratización de las unidades administrativas, intentando dar protagonismo al trabajo de atención al usuario y evitando (o reduciendo de contenido), en la medida de lo posible, todas aquellas tareas "accesorias" a la atención directa.
En el caso de los documentos que entraban en el centro de salud, decidir cuales eran los que debían ser registrados era relativamente simple puesto que aplicamos como criterio mantener la continuación del concepto de "oficial" que le había adjudicado quien enviaba dicho documento. Es decir, si quien lo remitía consideraba que el documento tenía el carácter de oficial era registrado como salida en el origen, por lo que nosotros básicamente nos ateníamos a registrar de entrada solamente los documentos que nos llegaran con registro oficial de salida.
En el caso de los documentos de salida que debíamos registrar la decisión era más compleja. Entendimos que tendríamos que reducirlo a: 1) los documentos que valorásemos más importantes (y aquí tiene una especial importancia el criterio subjetivo de cada administrativo) y 2) aquellos decumentos que considerásemos era necesario archivar convenientemente. En éstos últimos el registro se realizaba con el objeto de que el archivado fuera racional y el acceso posterior al documento fuera simple y sencillo.
En ese protocolo (que aún está en vigor) entendíamos que no era necesario registrar de salida todos aquellos documentos dirigidos a órganos o personal interno de la organización. Puesto que la comunicación no "sale" de dicha organización ¿por qué ha de ser registrado como "salida"?. Sólo se permitían dos excepciones a esta norma que eran las coincidentes con los puntos 1) y 2) del párrafo anterior.
En este momento estamos discutiendo este punto en el grupo de elaboración y revisión de los protocolos. Qué pensais ¿debemos registrar todos los documentos que salgan del centro? o ¿sólo aquellos que "salgan" de la institución, es decir, del ámbito de influencia de la Gerencia?
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