Uno de los puntos del protocolo de Registro de documentos que vamos a tener que consensuar será el de decidir qué tipo de documentos son los adecuados para ser registrados oficialmente:
- todos los que entren o salgan del centro de salud (¿son todos los documentos susceptibles de ser registrados? ¿es necesario hacerlo con todos? ¿no nos consumirá demasiado tiempo?)
- los importantes (¿quién establece la importancia del documento? ¿en base a qué criterio se decide si un documento es importante o no lo es?)
- los oficiales (¿qué consideramos como documento oficial? ¿qué requisitos debe reunir un documento para ser "oficial"? ¿sólo debemos registrar los documentos oficiales?)
- los que queramos conservar (¿dará igual que sea oficial o no? ¿bastará el ánimo de guardar para el futuro un documento para que deba ser registrado?)
En el primer protocolo que redactamos allá por el año 2001 se decidió registrar todos los documentos que entraran o salieran del centro de salud. A quienes participamos en la elaboración de aquel protocolo nos parecía fundamental poner un poco de "orden" en lo que se estaba haciendo hasta entonces en este servicio y para ello pensamos que era necesario unificar el criterio, incluyendo todos los documentos.
El protocolo se convirtió en uno de los documentos más influyentes en nuestra labor en las unidades administrativas, hasta el punto que su desarrollo y cumplimiento fue evaluado sistemáticamente durante los primeros cuatro años que realizamos la evaluación de nuestra cartera de servicios. En una de ellas, el equipo de evaluadores se tropezó con que algún compañero de algún centro de salud aplicaba el término "todos los documentos" al pie de la letra, pasando a registrar de entrada hasta las revistas sanitarias a las que estaba suscrito su centro.
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